Wie gestaltet man ein unvergessliches Event? [STUDIE]

Was sagt die Wissenschaft über Eventdesign?

Eudora Bangura und Miju Choi, Forscherinnen der Leeds Beckett University und der Gangneung-Wonju National University, führten Interviews mit 14 Experten der Eventbranche in Großbritannien durch. Die Ergebnisse? Der Erfolg einer Veranstaltung ist das Ergebnis der Kombination von drei Schlüsselelementen: dem „Wow“-Effekt, der Mitgestaltung mit den Kunden und der geschickten Nutzung von sozialen Medien.

Die Studie zeigte, dass Kunden nicht mehr nur Empfänger der Veranstaltung an sich sein wollen, sondern zunehmend dazu beitragen möchten, das Event zu gestalten und zu planen. Das bedeutet, dass Veranstalter offen für Zusammenarbeit sein sollten, aber auch in der Lage sein müssen, den Kunden durch den Prozess der Eventgestaltung zu führen – von der Konzeption über die Auswahl der Dekoration bis hin zum finalen Ergebnis.

Welche weiteren Erkenntnisse ergeben sich aus der Studie?

1. Der „Wow“-Effekt hat Priorität – dekorative Elemente, das Erscheinungsbild des Standes, z.B. eines Eventzeltes, Überraschungen und Technologie.
2. Soziale Medien prägen Trends – Inspirationen von Instagram oder TikTok beeinflussen die Erwartungen der Kunden.
3. Budget und Planung – denn selbst die kreativste Vision benötigt solide finanzielle und organisatorische Grundlagen.

Wie setzt man Theorie in die Praxis um?

Jedes Event beginnt mit einer Konzeption, aber es sind die Details, die es unvergesslich machen. Was sollte berücksichtigt werden?

Szenografie und Dekorationen sind der Schlüssel zur richtigen Atmosphäre

Du wirst mir sicherlich zustimmen, dass der erste Eindruck das absolute Fundament für den Erfolg jeder Veranstaltung ist. Nehmen wir zum Beispiel ein Eventzelt. Es muss nicht nur als Schutz vor Sonne und Regen dienen. Es ist ein Teil der Szenografie. Ob in Sternform, als Kuppel oder als klassisches Verkaufszelt – die richtige Form und das Design beeinflussen, was der Besucher denkt. In Kombination mit Beleuchtung, Lichterketten und Dekorationen verleiht es dem Event die passende Atmosphäre. Eine durchdachte Gestaltung kann das Aussehen und die Stimmung der Veranstaltung komplett verändern.

Jetzt eine Aufgabe für dich. Schau dir das folgende Arrangement an. Beeindruckend, oder?

Also, wirst du den „Wow“-Effekt erzeugen? Oder lässt du die Teilnehmer einfach vorbeigehen?

Personalisierung und Co-Kreation

Möchtest du, dass die Teilnehmer sich als Teil des Events fühlen? Gib ihnen die Möglichkeit zur Interaktion. Das kannst du erreichen durch:

• Kreative Zonen, in denen sie etwas Eigenes hinzufügen können (z.B. Gadgets personalisieren)
• Abstimmung über die Auswahl der Attraktionen für das nächste Event
• Personalisierte Fotostände, bei denen die Möglichkeit besteht, Hintergrund und Filter auszuwählen

Storytelling in der Eventorganisation

Events sind nicht nur ein geordneter Zeitplan, sondern… Eine zusammenhängende Geschichte! Sie führt die Teilnehmer durch einzigartige Erlebnisse. Eine gut erzählte Geschichte verwandelt eine gewöhnliche Veranstaltung in ein großartiges Erlebnis. Wenn Teilnehmer Teil der Geschichte werden, engagieren sie sich mehr für das Event, erinnern sich länger daran und teilen ihre Eindrücke gerne in sozialen Medien und mit Freunden.

Und nichts zieht mehr an als ein zufriedener Teilnehmer, der die Veranstaltung anderen empfiehlt. 🙂

Überraschung

Die Psychologie sagt klar, dass wir uns am meisten an das erinnern, womit wir nicht gerechnet haben. Eine gut geplante Überraschung, wie das plötzliche Erscheinen eines Künstlers, DJs, eine Änderung der Szenografie während der Veranstaltung oder sogar ein kleines Geschenk am Ende, sorgt dafür, dass der Teilnehmer sich länger an das Event erinnert.

Soziale Medien und Influencer als… Schlüsselelement im Eventdesign?

Soziale Medien können nicht nur eine Quelle vieler Inspirationen sein (vielleicht setzt du einige davon bei dir um?), sondern wie der Name schon sagt, sind sie sozial. Durch sie kannst du mit deinem Publikum interagieren und das Event mitgestalten. Erstelle Umfragen, stelle Fragen und führe regelmäßige Interaktionen mit potenziellen Besuchern durch.

Influencer spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Organisation von Veranstaltungen. Sie haben loyale Gemeinschaften, denen sie Events empfehlen. Ihre Meinungen beeinflussen die Entscheidungen der Empfänger und können die Teilnehmerzahl erheblich steigern. Es ist jedoch wichtig, ihr Image an den Charakter des Events anzupassen, um Authentizität und Glaubwürdigkeit der Botschaft zu gewährleisten.

Kommunikation im Eventdesign-Prozess

Regelmäßige Meetings mit dem Team, Offenheit für Vorschläge und aktives Zuhören des Kunden ermöglichen die Mitgestaltung des Events und dessen Anpassung an die Bedürfnisse der Teilnehmer. Gute Kommunikation baut Vertrauen auf, was sich in einer reibungslosen Umsetzung und außergewöhnlichen Erlebnissen für die Veranstaltungsteilnehmer niederschlägt.